Administrativ medarbejder i Sundhed, Børn og Unge

Aarhus Kommune søger en engageret, selvstændig og serviceminded administrativ medarbejder på 30-34 timer med godt overblik, struktur, gode samarbejdsevner, flair for IT og gode skriftlige formidlingsevner til Fællesfunktionen i Sundhed, Børn og Unge.

Stillingen som administrativ medarbejder er i et mindre, men tæt administrativt fællesskab. Den nye medarbejder bliver en del af et team bestående af to administrative medarbejdere og en økonom, som har ansvar for generel administration, personaleadministration, IT og bogføring for Sundhedsplejen, Børneterapien og Fællesfunktionen. Dertil varetages også økonomistyring for hele Sundhed. Det er et team, hvor kollegerne hjælper hinanden og sparrer fagligt, og hvor der er fokus på at hjælpe den nye medarbejder godt i gang.

I forbindelse med opstart vil teamet beslutte, hvem der løfter hvilke opgaver. Aarhus Kommune er derfor interesseret i at høre, hvilke opgaver den nye medarbejder har erfaring med og interesse i. Listen herunder er derfor udtryk for en overordnet beskrivelse af opgaverne.

De administrative opgaver i Fællesfunktionen består primært af:

• Ledelsesunderstøttelse – blandt andet kalenderstyring, mødebookninger og koordinering for chefen for Sundhed.
• Udarbejdelse af dagsordener og referater til ledermøder, sundhedsplejeledermøder og MED-udvalg.
• Indberetning af lønændringer i Silkeborg Data (SD), blandt andet stamdata, lønindplaceringer, ansættelser, arbejdstidsændringer, ferieindberetning, barsel og orlov. Her kan det være en fordel med kendskab til diverse overenskomster.
• Personaleadministration, herunder sygefravær og ferieplanlægning, samt administrativ understøttelse i forbindelse med afvikling af temadage og førstehjælpskurser med videre.
• Varetagelse af opgaven med IT- og telefonudstyr i Sundhed, herunder indkøb, medarbejderopsætning med mere.
• Administration af Callcentre og opsætning af medarbejdere i afdelingens telefonsystem (Norlys).
• Bogføring af fakturaer for Fællesfunktionen.
• Ledelsesunderstøttelse for fem sektionsledere i Sundhed i forbindelse med sygefraværshåndtering – blandt andet procesunderstøttelse og referatudarbejdelse fra sygefraværssamtaler.

Øvrige mindre opgaveområder:

• Superbruger i forskellige systemer, eksempelvis SD, elektronisk journaliseringssystem GetOrganized og Emply.
• Fordeling af post fra afdelingspostkasse samt besvarelse af telefoniske henvendelser på Sundheds hovednummer.
• Tovholder på aktindsigtssager i Sundhedsplejen og Fællesfunktionen i samarbejde med den lokale leder.
• Understøttelse i forbindelse med indrapporterede utilsigtede hændelser (UTH).
• Kontoransvarlig, eksempelvis planteservice, indkøb af kontorartikler, bestilling af forplejning og booking af lokaler.
• Bidrage til oplæring af kontorelever.
• Bidrage til enkelte kommunikationsopgaver med opdateringer på hjemmeside og intranet.
• Øvrige administrative opgaver i Sundhed.

• Kandidaten bør have en relevant uddannelse/kontoruddannelse og gerne nogle års administrativ erhvervserfaring fra offentlig forvaltning.
• Kandidaten er rutineret IT-bruger med indgående kendskab til Office-pakken og generelt fortrolig med brugen af IT-systemer (eksempelvis til styring af møder, rekruttering og journalisering).
• Kandidaten er god til sikker og systematisk dokumenthåndtering.
• Det kan være en fordel, hvis kandidaten:
  • har erfaring med administrativ ledelsesunderstøttelse – herunder udarbejdelse af dagsordener og referater, og derigennem har stærke skriftlige kompetencer og kan formulere sig kort og præcist.
  • har erfaring med personaleadministration, gerne via Silkeborg Data.
  • har flair for opsætning af telefoner og pc'ere.

• Kandidaten er serviceminded, positiv og dygtig til at samarbejde.
• Kandidaten har et godt overblik, samtidig med at vedkommende er systematisk og har blik for detaljen.
• Kandidaten trives med at arbejde selvstændigt.
• Kandidaten er struktureret og løser sine opgaver med stor ansvarlighed.
• Kandidaten er fleksibel og motiveres både af rutineopgaver og nye udfordringer.
• Hvis medarbejderen skal indgå i opgaven med ledelsesunderstøttelse i forbindelse med sygefraværssamtaler, er det en fordel, at vedkommende er komfortabel med at indgå i sårbare situationer og kan håndtere fortrolighed.

Kandidaten får muligheden for at blive en del af en velfungerende afdeling med cirka 20 kolleger, hvor mange forskellige faggrupper arbejder sammen. Afdelingen er kendetegnet ved masser af engagement, høj faglighed og en fælles mission om at skabe en sund og trivselsmæssig hverdag for Aarhus' børn og unge.

Hvis kandidaten kan se sig selv som en del af dette, opfordres vedkommende til at søge stillingen.

Stillingen ønskes tiltrådt den 1. januar 2027 og opslås til 30-34 timer om ugen. Løn- og ansættelsesforhold er efter gældende HK-overenskomst. Endelig lønfastsættelse sker efter forhandling med den forhandlingsberettigede faglige organisation på baggrund af kvalifikationer.

Det primære arbejdssted vil være Grøndalsvej 2, 8260 Viby J. Der kan dog være møder og enkelte opgaver på Aarhus Kommunes andre kontorer.

Ansøgningsfristen er den 12. november 2026. Der indkaldes til ansættelsessamtaler med afholdelse fredag den 20. november 2026.

Interesserede bedes indsende motiveret ansøgning, CV samt relevante uddannelsesbeviser.

I Børn og Unge har Aarhus Kommune en politik om, at der ved ansættelser indhentes referencer samt straffe- og børneattest. Ansøgere må derfor forvente at blive anmodet herom, hvis stillingen tilbydes.

Sundhed er en del af Pædagogik, Organisation og Sundhed i Magistratsafdelingen for Børn og Unge. Afdelingen beskæftiger sig med at fremme fysisk og mental sundhed samt trivsel hos byens børn og unge. Dette sker dels gennem forebyggende indsatser, dels ved at yde hjælp til særligt udsatte børn og unge. Sundhed repræsenterer en stor bredde af fagligheder: Sundhedsplejersker, kommunale Børn og Unge-læger, fysio- og ergoterapeuter, musikterapeuter, pædagogiske konsulenter, akademiske konsulenter og administrative medarbejdere.

Sundhed består af cirka 200 medarbejdere, som er placeret henholdsvis i Sundhedsplejen opdelt i fem områder, Børneterapien samt Fællesfunktionen. I Fællesfunktionen vil opgaven som administrativ medarbejder både indeholde opgaver i Fællesfunktionen og hele Sundhed.

Interesserede kan desuden læse mere om Sundhed på kommunens hjemmeside: Pædagogik, organisation og sundhed.

Aarhus Kommune er Jyllands største arbejdsplads. 28.000 professionelle og passionerede kolleger arbejder hver dag for, at byen er god for alle. Som ansat i Aarhus Kommune omdannes visioner til virkelighed og der skabes udvikling, fællesskab og trivsel. Her er der respekt for faglighed, plads til mangfoldighed og mulighed for udfoldelse. Aarhus Kommune har ambitioner for byen og for sine medarbejdere, som inviteres til at bidrage.

I vedlagte link findes de fælles Leder- og medarbejderroller i Aarhus Kommune:

https://aarhus.dk/job/den-attraktive-arbejdsplads/

De fælles leder- og medarbejderroller giver et blik på de forventninger, der stilles til den ansatte, når vedkommende som leder eller medarbejder i Aarhus Kommune skal løse den fælles kerneopgave. Ved at synliggøre de forventninger, der stilles – uanset om der er tale om en leder eller medarbejder – håber Aarhus Kommune på, at der sammen kan fastholdes et godt arbejdsmiljø, en attraktiv arbejdsplads og en kultur med troværdighed, respekt og engagement.

Ved spørgsmål til stillingen kan interesserede kontakte ansættende leder Lasse Hønge Flarup (lahofl@aarhus.dk; telefon: 2366 5666).