Vil du sikre, at planer, møder, sager og frister hænger sammen og samtidig bruge dine stærke skriftlige og organisatoriske kompetencer tæt på ledelsen? Som administrativ medarbejder i Økonomi får man ansvar for både den stabile drift og den løbende udvikling af VIA University Colleges administrative arbejdsgange. Stillingen koordinerer leverancer, skaber fremdrift og følger op, så aftaler bliver gennemført til tiden.
I Økonomi skabes overblik og et sikkert beslutningsgrundlag for hele VIA University College. Økonomi arbejder for sammenhængende og transparente økonomiprocesser uden at gå på kompromis med kvalitet og kontrol. Stillingen fungerer som et vigtigt bindeled mellem ledelsen, kolleger i Økonomi og samarbejdspartnere på tværs af VIA University College. Her omsættes behov og aftaler til klare planer, velforberedte møder og brugbare skriftlige oplæg.
Opgaven
Den administrative medarbejder skaber det administrative skelet til Økonomis kerneprocesser. Sammen med afdelingscheferne omsættes Økonomis årshjul og VIA University Colleges institutionelle mødekalender til en realistisk plan for sager, leverancer og frister. Medarbejderen har blik for afhængigheder, reagerer i tide og sikrer, at ledelsen har det nødvendige materiale til møder og beslutninger.
Medarbejderen arbejder tæt sammen med koncernøkonomichefens ledelsespartner og har en bred kontaktflade i og uden for Økonomi. Rollen kombinerer sikker daglig drift og praktiske sekretariatsopgaver med selvstændig skriftlig understøttelse og eksempelvis løbende forbedring af arbejdsgange. Medarbejderen får dermed både faste ansvarsområder af driftsmæssig karakter og plads til selv at tilrettelægge og udvikle opgaveløsningen.
Opgaverne
- Planlægge og vedligeholde årshjul, mødekalender, sagsplan og interne frister.
- Koordinere sager og leverancer til direktionens og bestyrelsens møder og følge op hos de ansvarlige.
- Planlægge og gennemføre den praktiske forberedelse af møder, workshops og tværgående aktiviteter.
- Indhente, strukturere og kvalitetssikre materiale samt udarbejde dagsordener, beslutningsoplæg, referater og præsentationer.
- Udvikle og vedligeholde skabeloner, procesbeskrivelser, fælles oversigter og information på intranettet.
- Koordinere onboarding og praktiske dele af ansættelsesforløb.
- Yde øvrig sekretariatsbistand til Økonomis ledelse.
Kvalifikationer
Kandidaten er systematisk, initiativrig og god til at skabe tillidsfulde relationer. Kandidaten trives i en rolle, hvor der både løses konkrete driftsopgaver og selvstændigt findes en god vej fra behov til handling. Kandidaten formulerer sig sikkert, tager ansvar for fremdriften og følger op, indtil opgaven er afsluttet. Når flere forløb kører samtidig, kan kandidaten prioritere, bevare overblikket og reagere i tide.
Kandidaten har en relevant videregående uddannelse, for eksempel inden for offentlig administration, samfundsvidenskab, kommunikation, organisation eller økonomi. Kandidaten har erfaring med ledelsesunderstøttelse, koordinering eller udvikling i en kompleks organisation og kan omsætte forskelligartede input til klare oplæg, planer og arbejdsgange. Kandidaten er fortrolig med at planlægge møder og aktiviteter, kommunikere til forskellige målgrupper og samarbejde på tværs af fagligheder og organisatoriske niveauer. Kandidaten har gerne erfaring med eller interesse for at bruge kunstig intelligens til at forenkle administrative opgaver og styrke kvaliteten.
Ansættelsesvilkår
Ansættelse sker efter den til enhver tid gældende overenskomst for akademikere i staten med indplacering som AC-fuldmægtig.
Stillingen er som udgangspunkt på 37 timer fordelt på fem arbejdsdage; timetallet kan aftales, hvis deltidsarbejde ønskes. Hjemmearbejde er muligt i begrænset omfang.
Hovedarbejdsstedet er Campus Aarhus N, Hedeager 2, 8200 Aarhus N, men der må forventes, at der kan være aktiviteter i hele Region Midtjylland.
VIA University College forventer tiltrædelse hurtigst muligt efter aftale.
Ansøgningsfristen er den 18. november 2026.
VIA University College forventer at afholde ansættelsessamtaler i uge 48.
Hvis man ønsker at vide mere om stillingen, er man velkommen til at kontakte koncernøkonomichef Lars Schou på telefon 87 55 11 23.
Om VIA University College
VIA University College er en af Danmarks største uddannelsesinstitutioner med lokationer overalt i Region Midtjylland. VIA University College uddanner og efteruddanner blandt andet lærere, sygeplejersker, ingeniører, designere og mange flere. VIA University College udvikler uddannelser i tæt samarbejde med praksis. VIA University College er en arbejdsplads med fleksibilitet, frihed og gode muligheder for udvikling. Hvis man er nysgerrig på, hvordan det er at arbejde hos VIA University College, kan man læse nogle af VIA University Colleges fortællinger her.
Hos VIA University College værdsættes kompetence og talent i alle former. VIA University College tror på styrken i diversitet og byder alle velkomne, uanset køn, alder, etnicitet eller baggrund. VIA University College opfordrer derfor alle til at søge stillingen og blive en del af et inkluderende fællesskab.
Man kan læse mere om VIA University College på http://www.via.dk/
Information om anvendelse af personoplysninger i forbindelse med rekruttering findes på dette link: https://via.career.emply.com/persondatapolitik
