Har du erfaring med ledelsesbetjening og administrative processer? Trives du med at koordinere opgaver på tværs af en organisation, skabe overblik og understøtte ledelsen i en travl hverdag? Så er du måske Institut for Virksomhedsledelses nye ledelseskoordinator og PA til institutleder ved Institut for Virksomhedsledelse.
Som ledelseskoordinator og PA til institutleder får du en central rolle på instituttet. Her understøtter du både institutledelsen og koordinerer HR-relaterede processer og opgaver i tæt samarbejde med HR. Du bliver en vigtig samarbejdspartner for institutlederen og ledelsesgruppen. Du får samtidig en bred kontaktflade til medarbejdere, administrative enheder og samarbejdspartnere på Aarhus Universitet.
Stillingen kræver, at du kan bevare overblikket, når der er mange opgaver og processer i gang på samme tid. Du skal trives med både de planlagte opgaver og de løbende behov, der opstår i en organisation med mange forskellige interessenter.
Om stillingen
Dine primære arbejdsopgaver vil være:
- PA for institutlederen, samt understøttelse af institutlederen i den daglige ledelsesbetjening, ledelsessparring og forskellige ad hoc-opgaver.
- Forberedelse og koordinering af ledelsesmøder, herunder struktur, materialehåndtering og opfølgning.
- Opfølgning på ledelsesbeslutninger, sikring af fremdrift samt koordinering af sager og processer på tværs af administrative enheder og fagmiljøer.
- Varetagelse af administrative opgaver og processer, herunder personaleadministration samt on- og offboarding i samarbejde med HR og andre administrative kolleger.
- Koordinering og facilitering af diverse institutarrangementer.
- Varetagelse af udvalgsbetjening for instituttets Institutforum og Diversitets- og Ligestillingsudvalg.
- Være bindeled og kontaktperson mellem institutlederen, medarbejdere, samarbejdspartnere og eksterne aktører, herunder særligt HR.
Du vil spille en central rolle i at understøtte instituttets ledelse og sikre, at administrative opgaver og processer bliver koordineret og fulgt til dørs. Du vil referere til institutlederen.
Om dig
Institut for Virksomhedsledelse leder efter en erfaren, struktureret og selvstændig kollega, som trives i en udadvendt rolle med mange forskellige samarbejdsrelationer. Du har et godt overblik, tager ansvar og følger dine opgaver til dørs. Du er samtidig god til at skabe relationer og samarbejde med mennesker på tværs af organisationen.
Du kan bevare roen og overblikket i travle perioder, hvor der er mange bolde i luften. Du har en naturlig evne til at prioritere og skabe struktur. Du er initiativrig, har personligt drive og trives i en dynamisk hverdag, hvor opgaverne kan ændre sig undervejs.
Du kommunikerer ubesværet på både dansk og engelsk i skrift og tale. Instituttet har et internationalt forskningsmiljø, og en stor del af Institut for Virksomhedsledelses hverdag foregår på engelsk.
Institut for Virksomhedsledelse forestiller sig, at du:
- Har en relevant akademisk uddannelse på kandidatniveau kombineret med flere års administrativ erfaring – eventuelt fra Aarhus Universitet eller en lignende institution.
- Har erfaring med ledelsesbetjening og -understøttelse.
- Har solid erfaring med administrative opgaver og gerne kendskab til HR-relaterede processer.
- Har erfaring med administrativ understøttelse af mødefora.
- Har personligt drive, er initiativrig og god til at samarbejde.
- Er en stærk kommunikator og kan håndtere mange interessenter og komplekse problemstillinger med en tolerant og empatisk tilgang.
- Kan arbejde selvstændigt og målrettet og er god til at overholde deadlines.
- Er fortrolig med administrative IT-værktøjer og -systemer og har let ved at sætte dig ind i nye systemer.
Institut for Virksomhedsledelse tilbyder
- En central rolle på instituttet, hvor du får mulighed for at præge din arbejdsdag og være en vigtig støtte for ledelsen.
- Et positivt og udviklende arbejdsmiljø med fokus på samarbejde, respekt og faglighed.
- Mulighed for faglig og personlig udvikling i en dynamisk organisation.
Om Institut for Virksomhedsledelse
Institut for Virksomhedsledelse er et af de seks institutter ved Aarhus BSS – et af Aarhus Universitets fem fakulteter. Aarhus BSS samler de kernefaglige erhvervs- og samfundsvidenskabelige forskningsområder og bringer dem tættere sammen for at afspejle det tætte forhold mellem samfund og erhvervsliv.
Aarhus Universitet er på listen over verdens 100 bedste universiteter, og Aarhus BSS og Institut for Virksomhedsledelse har opnået de prestigefyldte AACSB-, AMBA- og EQUIS-akkrediteringer.
Instituttet beskæftiger mere end 160 akademiske medarbejdere, herunder forskere, ph.d.-studerende og tilknyttede forskere.
Du kan læse mere om Institut for Virksomhedsledelse på http://mgmt.au.dk/.
Du bliver en del af instituttets sekretariat med 20 medarbejdere. Sekretariatet løser administrative opgaver inden for undervisning og forskning samt øvrige administrative opgaver på instituttet.
I sekretariatet vægtes et godt og trygt arbejdsmiljø højt. Kollegial støtte og humor er en naturlig del af hverdagen. Sekretariatet arbejder tæt sammen og hjælper hinanden på tværs af opgaver og udfordringer. Sekretariatets fælles mål er ikke kun at levere høj kvalitet i arbejdet, men også at sikre en arbejdsplads, hvor alle trives og føler sig godt tilpas.
Du kan læse mere om sekretariatet her: https://mgmt.au.dk/contact/
Yderligere information
Yderligere information om stillingen og instituttet kan fås ved henvendelse til sekretariatsleder Lone Larsen, tlf. +45 93 50 83 38, e-mail: ll@mgmt.au.dk.
Hvis du har brug for hjælp til at uploade din ansøgning eller har spørgsmål til rekrutteringsprocessen, er du velkommen til at kontakte HR-koordinator Maria Grauert Løvgaard, tlf. +45 8715 3445, e-mail: mgl@au.dk.
Stillingen er en fast fuldtidsstilling med forventet startdato den 1. december 2026 eller snarest muligt derefter.
Ansøgningsproces
Alle ansøgninger skal være modtaget online via Statens Rekrutteringsløsning senest den 15. oktober 2026.
Første samtalerunde forventes afholdt i uge 43 og en eventuel anden samtalerunde kort derefter.
Krav og vilkår
Løn- og ansættelsesvilkår følger overenskomsten for akademikere i staten.
Du ansættes som fuldmægtig i basisløntrin 4-8.
Aarhus Universitet
Aarhus Universitet vil være en attraktiv og inspirerende arbejdsplads for alle og ønsker en kultur, hvor hver enkelt kan udfolde og udvikle sig. Aarhus Universitet ser ligestilling og diversitet som en ressource og opfordrer derfor alle interesserede til at ansøge.
Ansøgning sendes via Aarhus Universitets rekrutteringssystem.
