Ved Aarhus Institute of Advanced Studies (AIAS) søger Aarhus Universitet en ny kollega, der har mod på at være den første gæster møder i huset og være med til at skabe et positivt og velfungerende miljø på en aktiv, international arbejdsplads.
Opgaver og ansvar
Som receptionist på AIAS skal du løse mange forskellige opgaver. Du får fast arbejdsplads i receptionsområdet og de tilknyttede konferencefaciliteter. Du vil altså være lige der, hvor det hele foregår.
Du skal kunne lide at have kontakt med mange forskellige mennesker af forskellige nationaliteter. Det er derfor også et krav, at du er god til engelsk, både i skrift og tale.
Du bliver en del af AIAS’ sekretariat, og opgaverne vil variere i løbet af året. Du skal være frisk på at løse praktiske opgaver i relation til driften af huset, såsom klargøring til møder/konferencer, kaffebrygning, oprydning og opvask, at tage imod gæster, at bestille varer, at besvare henvendelser på mail og personligt at assistere forskerne med forefaldende praktiske opgaver og meget mere.
Du får ansvaret for booking af lokaler i huset, og du skal derfor være god til at holde overblik og være velstruktureret.
Meget af det administrative arbejde foregår i Microsoft Office-pakken, og det er derfor en forudsætning, at du har erfaring med at bruge programmer som Outlook og Excel. I det hele taget forventer Aarhus Universitet, at du er vant til og tryg ved at arbejde i diverse IT-systemer, som universitetet anvender.
Det er desuden vigtigt, at du har et veludviklet servicegen og trives med forskelligartede opgaver i et dynamisk og internationalt miljø.
Ansættelsen er fra 1. februar 2027. Arbejdstiden er på 20 timer om ugen og er i udgangspunktet mandag-fredag kl. 8.00-12.00. Der forventes dog lidt fleksibilitet i dagligdagen, hvor arbejdstiden kan rykkes rundt, hvis der er særlige aktiviteter i huset.
Dine kompetencer
Aarhus Universitet leder efter en person, der:
- er systematisk, har god ordenssans og kan jonglere flere opgaver og samtidig holde overblikket
- er tryg ved at arbejde med diverse IT-systemer, herunder Outlook og Excel
- er serviceminded og indstillet på diverse praktiske opgaver
- kan arbejde selvstændigt og tager initiativ til at løse diverse opgaver i dagligdagen
- er udadvendt, god til at samarbejde og glad for at tale og skrive engelsk
Du vil komme til at indgå i et internationalt miljø med en masse interessante kollegaer, og du vil få mulighed for at få et indblik i en unik, interessant arbejdsplads på Aarhus Universitet, hvor hver dag byder på nye oplevelser og indsigter.
Om AIAS
AIAS er et selvstændigt institut på Aarhus Universitet, der har som sin primære opgave at bidrage til udviklingen af excellent forskning og interdisciplinært samarbejde. AIAS huser omkring 35 forskere fra forskellige discipliner og fra hele verden.
Forskerne er tilknyttet AIAS på fellowships (forskningsophold) i kortere eller længere perioder (maksimalt to år). Huset er samtidig vært for mange faglige workshops, konferencer og øvrige arrangementer for hele universitetet.
Du bliver en del af et mindre sekretariat med fem medarbejdere, tre studentermedhjælpere, en sekretariatsleder samt en direktør. Aarhus Universitet værdsætter det kollegiale samarbejde og en tillidsbaseret, uformel og åben dialog i sekretariatet.
Spørgsmål til stillingen
Har du spørgsmål til stillingen, er du velkommen til at kontakte Kamilla Rosenberg Franck: kamilla@aias.au.dk eller på telefon 28 93 01 84.
Ansættelsesvilkår
Stillingen er på 20 timer per uge, og du skal kunne starte den 1. februar 2027 eller snarest derefter.
Du ansættes efter fællesoverenskomsten mellem Finansministeriet og Offentlige Ansattes Organisation – Det Statslige Område (OAO-S-fællesoverenskomsten) (se fællesoverenskomsten her) samt organisationsaftalen for kontorfunktionærer, laboranter og IT-medarbejdere (HK) (se overenskomsten her). Du indplaceres som kontorfunktionær i løngruppe 2-3 afhængigt af uddannelse og kvalifikationer.
Arbejdsstedet er AIAS, Aarhus Universitet, Høegh Guldbergsgade 6b, 8000 Aarhus C.
Ansøgningsfristen er tirsdag den 20. oktober 2026. Samtaler afholdes i uge 46.
Tiltrædelsesdato er 1. februar 2027.
Aarhus Universitet vil være en attraktiv og inspirerende arbejdsplads for alle og ønsker en kultur, hvor hver enkelt kan udfolde og udvikle sig. Aarhus Universitet ser ligestilling og diversitet som en ressource og opfordrer derfor alle interesserede til at ansøge.
